Nueva obligación de llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores

El próximo 12 de mayo entra en vigor la modificación del Estatuto de los Trabajadores dispuesta en el RDL 8/2019, de 8 de marzo, que viene a establecer la obligación para todas la empresas, a partir de esa fecha, de garantizar el registro diario de jornada de cada trabajador.

La finalidad de esta  nueva normativa es la de combatir la precariedad laboral, evitar la realización de una jornada laboral superior a la legalmente establecida, la correcta identificación de las horas que tienen la consideración de extras para su debido pago y también la de controlar las cotizaciones de Seguridad Social, mermadas al no cotizarse por el salario que correspondería a la jornada efectivamente realizada.

A modo de aclaración, tienen la consideración de horas “extras” aquellas que exceden de la jornada ordinaria pactada en el contrato, sean computadas diaria, semanal o mensualmente. Cuando los trabajadores realizan horas extras, la empresa tiene la obligación de retribuirlas con dinero o compensarlas con días libres (o el correspondiente tiempo de descanso) y siempre dentro de los 4 meses siguientes a la realización de las horas extras.

Lo ideal sería un registro de horario que permitiera controlar las horas que hace cada trabajador, computadas a la semana o al mes, para identificar las horas extras que pudieran ir acumulando los trabajadores, de manera que no superen las 80 horas al año, pues ello podría acarrear una multa para la empresa por incumplimiento de la normativa.

La novedad principal que incluye esta nueva regulación es la obligación para todas las empresas, ya sean pymes o grandes empresas, sin excepción, de “garantizar el registro diario de  jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

El control mediante registro de la jornada laboral no es incompatible con la flexibilidad horaria que puedan tener las empresas.

Por otro lado, al no prever ninguna excepción, se entiende que el registro también es aplicable a los teletrabajadores y a los trabajadores con movilidad geográfica.

De igual manera, si bien el RDL no dispone nada al respecto, la implementación del registro, cualquiera que sea su forma, deberá ser compatible con la normativa sobre Protección de Datos.

Por otro lado, si bien es cierto que no especifica la forma concreta en que debe llevarse a cabo el registro, en la era de la tecnología parece claro que los documentos manuscritos y los archivos Excel  quedan obsoletos. Esto, unido al hecho de que su manipulación es más sencilla, hace que parezca más recomendable la instalación de una aplicación o sistema informático adaptado a la necesidad de cada empresa.

La norma también prevé que “El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.”

Hasta ahora las empresas tenían la obligación de registrar el horario de los trabajadores a tiempo parcial y también la de registrar las horas extraordinarias (exclusivamente las que exceden de la jornada ordinaria). Esas obligaciones persisten y a ellas se añade ahora la de registrar todo la jornada de los trabajadores.

La norma dispone que dicho registro se organizará y documentará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en defecto de ambos, se hará mediante decisión del empresario, previa consulta con los representantes de los trabajadores.

Las empresas tienen la obligación de conservar los registros durante cuatro años, debiendo permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Es importante resaltar que la infracción en esta materia se considera sanción grave y podría dar lugar a multas que oscilarían entre 626 € y 6.250 €, según el grado de calificación -mínimo, medio o máximo- que apreciara la Inspección de Trabajo.

Será también determinante conocer la sentencia que dicte la Sala del Tribunal de Justicia de la Unión Europea sobre registro de jordana laboral, que se espera se haga pública el próximo 14 de mayo, y que muy probablemente declare la obligación de la empresa de implantar un sistema de control de la jornada laboral de todos los trabajadores, y que sin duda sentará precedente.

Finalmente también sería conveniente que se aprobara un reglamento que desarrollase la norma y que estableciera especificaciones concretas de cumplimiento para los distintos sectores laborales.

A continuación, y con el fin de arrojar algo de luz al vacío legal sobre la manera de controlar la jornada laboral, a modo de ejemplo, facilitamos algunas formas de acometer el registro horario en distintos tipos de trabajadores:

1.- Trabajadores itinerantes, trabajadores que no tienen que realizar su trabajo en la oficina, por ejemplo, comerciales, transportistas, teletrabajo, etc.:

1. Una posibilidad sería instalar un QR/NFC integrado en el vehículo con el que se desplacen. El vehículo tiene la consideración de centro de trabajo, por tanto, en el mismo vehículo se podría configura un NFC o un QR (como si fuera un botón grande pegado en la pared o un código de barras). De esta manera el trabajador, al comenzar la jornada escanearía este NFC/QR. Para esta opción el trabajador tiene que tener teléfono propio o de empresa.
2. Una segunda opción sería la geolocalización:El trabajador podría tener una aplicación instalada en su móvil mediante la cual, al empezar su jornada laboral, accedería con su nombre de usuario y su contraseña, enviando en ese momento una señal de geolocalización. La aplicación estaría posicionando al trabajador durante toda la ruta hasta que el propio trabajador cierre la referida aplicación, que sería el momento en que se consideraría que finaliza su jornada.

2.- Pequeñas empresas, con 2/3 trabajadores; por ejemplo, pequeños comercios, bares:

En estos casos se podría hacer un registro horario por llamada telefónica, de manera que el trabajador, al empezar su jornada, debería llamar desde un teléfono instalado en el pequeño negocio que previamente se haya dado de alta en un sistema informático e introducir un código identificativo que se asigne a cada empleado, como, por ejemplo, su DNI. de manera que el sistema identificaría el lugar desde donde se realiza la llamada y quién la efectúa.

Por supuesto, en cualquier centro de trabajo también sería posible la instalación de un sistema de huella digital que cada trabajador debería introducir cada vez que accediera o saliera del centro, vinculado a una aplicación informática que contabilizaría las horas efectivas que ha permanecido el lugar de trabajo.

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